Actualización de Zoom Workplace: novedades, mejoras y nuevas funcionalidades
La nueva actualización Zoom Workplace incorpora nuevas funcionalidades y mejoras orientadas a optimizar la experiencia de los usuarios, facilitar la administración de las comunicaciones y mejorar el trabajo de los equipos.
En esta actualización se incluyen novedades en Zoom Workplace, Zoom Phone y Zoom Contact Center, además de nuevas opciones de configuración para administradores, mejoras relacionadas con inteligencia artificial, gestión de llamadas, experiencia de los agentes y diferentes correcciones de errores.
A continuación, repasamos las principales novedades incluidas en esta actualización y comenzamos por la actualización Zoom Workplace.
Novedades en Zoom Workplace
Mejoras al compartir ventanas y pestañas del navegador
Las ventanas de Zoom Workplace aparecen ahora en el selector de ventanas sin necesidad de habilitar previamente la opción Compartir ventanas de Zoom.
Además, las opciones para compartir pestañas del navegador se incorporan dentro de la sección Otros.
La sección Otros también presenta un diseño más compacto. Los mosaicos de tipo compartido utilizan ahora un formato que permite incluir más opciones por fila.
Nuevos iconos de proveedores de almacenamiento
Se han actualizado los iconos correspondientes a los proveedores de almacenamiento de archivos de terceros.
Menos recordatorios de silencio en reuniones grandes
Los participantes de reuniones numerosas ya no recibirán la ventana emergente de recordatorio de silencio cuando el número de participantes supere los 200 usuarios.
Esta modificación busca reducir las activaciones accidentales del micrófono que pueden provocar eco o interrupciones de audio, especialmente cuando un dispositivo personal se encuentra junto a una sala de Zoom.
Más reacciones animadas durante las reuniones
Las reuniones incorporan más reacciones animadas.
Ahora pueden mostrarse como reacciones animadas elementos como:
- Ola.
- Cohete.
- Globo.
- Fuego.
- Destellos.
Anteriormente, estas reacciones se mostraban como glifos estáticos de los emojis del sistema.
Descarga optimizada de fondos virtuales
Los fondos de pantalla y clips virtuales configurados por un administrador se descargan ahora bajo demanda, en lugar de hacerlo automáticamente al iniciar sesión.
Cuando los usuarios acceden a la configuración de fondo, Zoom Workplace muestra miniaturas de baja resolución de los recursos disponibles. La versión de alta resolución se descarga únicamente cuando el usuario selecciona un recurso concreto.
Esto reduce los picos de consumo de ancho de banda durante los periodos de mayor actividad y mejora el rendimiento durante el inicio de sesión.
Detección de eco en el modo Música
Cuando un usuario configura incorrectamente el modo de sonido original para música y desactiva la cancelación de eco, Zoom Workplace puede detectar el eco y activar automáticamente la cancelación de eco.
Además, la aplicación notifica al usuario de esta actuación.
Nuevas opciones para las reuniones
Traslado automático desde la sala de espera a las salas de grupos
Los administradores y anfitriones pueden configurar como opción predeterminada Incluir participantes de la sala de espera dentro de la configuración de comportamientos predeterminados de las salas de grupos.
Si también está habilitada la opción Mover automáticamente a todos los participantes asignados a las salas de grupos, los participantes asignados que se encuentren en la sala de espera serán admitidos y trasladados a las salas de grupos que tengan asignadas de forma predeterminada.
Consentimiento del anfitrión para determinadas notificaciones de IA
Los propietarios y administradores de cuentas pueden configurar que los anfitriones de reuniones tengan que visualizar y aceptar determinadas notificaciones relacionadas con funciones de IA personalizadas antes de poder activar su micrófono durante una reunión.
La notificación aparece mediante una ventana emergente con las opciones de aceptar o abandonar la reunión y permanece visible durante 90 segundos.
Cambio de plantilla de resumen durante una reunión
Los anfitriones pueden cambiar la plantilla utilizada para generar el resumen mientras una reunión está activa.
El cambio afecta únicamente a la reunión actual y a su resumen, sin modificar la plantilla configurada para una serie de reuniones programadas.
Novedades de Zoom Phone
Las nuevas funcionalidades de Zoom Phone incluyen mejoras relacionadas con la gestión de llamadas, audio, colas, SMS, automatización y configuración mediante lenguaje natural.
Alertas de spam para llamadas
Zoom Phone puede mostrar advertencias de spam para llamadas identificadas como tales según la información proporcionada por el operador a través de Movius.
Cuando Movius clasifica una llamada como spam, Zoom Phone muestra la advertencia correspondiente si está activada la función de marcado automático de spam.
Entradas de audio independientes para Zoom Phone y Zoom Meetings
Los usuarios pueden configurar diferentes entradas de audio para sus llamadas de Zoom Phone y sus reuniones de Zoom.
Estas configuraciones funcionan de manera independiente respecto a la configuración de audio principal de la aplicación de escritorio.
Esto permite utilizar diferentes entradas de audio para cada servicio y participar simultáneamente en una llamada y una reunión de Zoom sin conflictos de audio.
Descubrimiento de colas de llamadas mediante autoservicio
Los propietarios y administradores pueden habilitar la detección de colas de llamadas.
Esta opción permite que usuarios y áreas comunes encuentren y se incorporen a colas de llamadas públicas de su sitio de Zoom Phone directamente desde la aplicación de escritorio o móvil, sin necesidad de que un administrador los asigne previamente como miembros desde el portal web.
Para que una cola pueda aparecer, debe haber sido marcada explícitamente como pública por un administrador.
Además, solo los usuarios con licencia que pertenezcan al mismo sitio que la cola podrán descubrirla y unirse a ella.
Los usuarios y áreas comunes pueden incorporarse a varias colas simultáneamente y abandonarlas cuando lo necesiten. Los cambios de pertenencia se reflejan inmediatamente en el portal web de administración.
Todos los eventos de entrada y salida quedan registrados en un registro de auditoría.
Gestión de la configuración de Zoom Phone mediante lenguaje natural
Una de las novedades incluidas en la actualización permite gestionar diferentes configuraciones de Zoom Phone directamente desde ZoomMate mediante solicitudes realizadas en lenguaje natural.
Los usuarios pueden consultar o modificar configuraciones relacionadas con:
- Desvío de llamadas.
- Horario laboral.
- Buzón de voz.
- Pertenencia a colas de llamadas.
- Delegación.
- Intercomunicador.
- Preferencias del teléfono de escritorio.
- Tonos de llamada.
- Preferencias de llamada.
- Visibilidad de pestañas.
ZoomMate aplica el cambio y confirma el nuevo estado mediante lenguaje natural.
Si la solicitud no es suficientemente clara, ZoomMate realiza una pregunta aclaratoria antes de aplicar cualquier modificación.
También informa cuando una configuración está controlada por un administrador.
La consulta de la configuración es gratuita, mientras que la aplicación de cambios requiere créditos de ZoomMate.
Mejoras en los mensajes SMS
Zoom Phone incorpora mejoras en la visibilidad y el estado de entrega de los mensajes SMS.
En dispositivos móviles, los usuarios pueden consultar la fecha y hora de cada mensaje, igualando esta experiencia con la versión de escritorio.
Además:
- Los fallos transitorios pueden activar un reintento automático.
- Los mensajes pendientes se ponen en cola para su entrega cuando se recupera la conexión.
- Los mensajes enviados y recibidos se diferencian visualmente mediante su alineación.
Automatización de procesos relacionados con fax
Zoom Workflow Automation permite configurar flujos de trabajo que se activan al recibir un fax en Zoom Phone.
Entre las acciones disponibles se encuentran:
- Enviar un correo electrónico.
- Enviar un mensaje de chat personal.
- Enviar un SMS desde un número de marcación directa entrante de Zoom Phone.
- Realizar una llamada desde un número de marcación directa entrante.
- Descargar el archivo de fax a un servicio de almacenamiento de terceros configurado.
De esta forma, los faxes recibidos pueden generar automáticamente diferentes acciones sin intervención manual.
Novedades de Zoom Contact Center
La actualización también incorpora diferentes mejoras en Zoom Contact Center, especialmente relacionadas con la experiencia de los agentes, la gestión de interacciones, los canales de atención y las notificaciones.
Plantillas de WhatsApp con contenido multimedia
Los agentes pueden seleccionar directamente en Zoom Contact Center plantillas de WhatsApp que incluyen encabezados multimedia.
Las plantillas pueden incorporar:
- Imágenes.
- Vídeos.
- Documentos PDF.
Al seleccionar una plantilla con contenido multimedia, el agente puede visualizar una vista previa antes de enviar el mensaje al cliente.
Los tipos de contenido multimedia que no sean compatibles se filtran y no se muestran a los agentes.
Indicador para agentes sin cola activa
Los agentes que aparecen en estado Listo pero no tienen ninguna cola activa disponen ahora de un indicador visual permanente en el espacio de trabajo del agente.
El indicador permite identificar rápidamente que existe una configuración incorrecta.
Al ampliar el panel de navegación, se muestra información adicional indicando que no se ha seleccionado ninguna cola.
La función es compatible con clientes de escritorio, móviles, web y CTI.
Nueva experiencia de espacio de trabajo para agentes
Zoom Contact Center presenta una nueva interfaz para el escritorio del agente.
El nuevo diseño busca proporcionar una experiencia más coherente en los diferentes canales, incluyendo:
- Voz.
- Vídeo.
- Mensajería.
- Correo electrónico.
El panel central se organiza en tres espacios de trabajo:
- Espacio de trabajo del cliente.
- Espacio de trabajo de interacción.
- Espacio de trabajo configurable de la aplicación Zoom.
Esta organización permite diferenciar entre comprender al cliente, interactuar con él y ejecutar las tareas necesarias.
También se ha rediseñado el panel derecho, con una mejor agrupación de elementos, nuevas interacciones y pestañas consolidadas.
Evitar llamadas a agentes que ya están en otra llamada
Se ha mejorado la sincronización en tiempo real entre Zoom Phone y Zoom Contact Center.
Cuando un agente participa en una llamada de Zoom Phone, su estado se transmite inmediatamente al Centro de Contacto.
De esta forma, las llamadas del Contact Center no se dirigen a un agente que ya está participando en otra llamada.
Mejoras de Zoom Contact Center en tabletas
Los agentes pueden acceder a Zoom Contact Center desde la aplicación móvil Zoom Workplace en tabletas compatibles con iPadOS y Android.
La interfaz adapta automáticamente:
- La navegación.
- Los paneles.
- El contenido de la interacción.
- Los controles.
La experiencia funciona tanto en orientación vertical como horizontal.
Los agentes pueden interactuar mediante pantalla táctil, lectores de pantalla y teclado o puntero.
Más accesos al resumen de las interacciones
Los agentes y supervisores pueden acceder al Resumen de la interacción desde nuevas ubicaciones dentro de Zoom Contact Center.
Ahora está disponible también desde:
- Mis interacciones.
- Registro de interacciones en CX Analytics.
Anteriormente, el resumen estaba disponible únicamente desde la lista de interacciones cerradas.
Subestados personalizados para agentes
Los agentes pueden seleccionar códigos de subestado personalizados dentro del estado Listo, siempre que hayan sido configurados por el administrador.
Estos códigos pueden definir los tipos de interacción y canales para los que están disponibles.
Por ejemplo, según la configuración establecida por el administrador, un agente puede permanecer disponible para transferencias y llamadas de conferencia aunque no esté disponible para llamadas entrantes en cola.
El motor de enrutamiento utiliza el subestado seleccionado por el agente para realizar el enrutamiento.
Los supervisores pueden consultar los detalles del subestado de cada agente.
Llamadas con un solo clic desde dispositivos móviles
Los agentes pueden realizar llamadas salientes haciendo clic sobre números de teléfono integrados en aplicaciones externas desde sus dispositivos móviles.
Cuando el agente pulsa un número de teléfono desde un navegador móvil o una aplicación CRM, se abre Zoom Contact Center móvil y el número aparece automáticamente en el teclado.
Esto evita tener que copiar y volver a introducir manualmente el número.
Identificador de llamadas en transferencias de cola
Cuando un agente recibe una llamada transferida desde una cola, puede ver el nombre del agente que realiza la transferencia junto con el identificador de la persona que realizó la llamada originalmente.
Esto permite disponer de más información en la pantalla de llamada entrante.
Programación automática de disponibilidad para agentes móviles
Los administradores pueden configurar franjas horarias diarias durante las cuales los agentes que trabajan exclusivamente desde dispositivos móviles estarán disponibles online.
Fuera de estas franjas horarias, Zoom Contact Center desconecta automáticamente al agente.
Antes de la desconexión se envía una notificación que permite ampliar temporalmente el estado online.
Este sistema sustituye al modelo anterior basado en el tiempo de espera por inactividad y permite gestionar la disponibilidad de los agentes móviles mediante horarios definidos.
Notificaciones de escalamiento automático mediante IA
Los propietarios y administradores pueden configurar notificaciones push, por correo electrónico o ambas cuando una interacción sea marcada por la IA.
Los destinatarios pueden ser supervisores de las colas seleccionadas y también miembros individuales añadidos por los administradores.
Las notificaciones push incluyen la gravedad de la escalada y una llamada a la acción para consultar o supervisar la interacción.
Los permisos existentes de cada destinatario determinan las acciones de monitorización que puede realizar.
Notificaciones cuando un supervisor cambia el estado de un agente
Los agentes reciben una notificación cuando un supervisor modifica manualmente su estado en Zoom Contact Center.
La notificación identifica al supervisor y especifica si se ha modificado el estado actual o el siguiente.
Cuando un supervisor realiza varios cambios rápidamente, el agente recibe únicamente la notificación correspondiente al último estado para evitar una acumulación de avisos.
Nuevas opciones de administración mediante MSI, PLIST, GPO y MDM
La actualización también incluye nuevas políticas de administración para controlar determinados comportamientos de Zoom Workplace.
Tema oscuro para los paneles de reuniones
La política AlwaysUseDarkThemeForMeetings permite configurar el tema oscuro para las interfaces de las reuniones.
Está activada de forma predeterminada.
Control de ejecución de zSafeChecker
La política EnableWinZSafeChecker permite a los administradores controlar la ejecución de zSafeChecker.exe.
Las opciones permiten:
- Permitir su ejecución.
- Omitir la carpeta Archivos de programa.
- Impedir su ejecución.
Configuración predeterminada de la vista propia
La política SelfViewMode permite configurar la vista personal predeterminada dentro de la galería de reuniones.
El administrador puede establecer que la vista propia:
- Se muestre en la galería.
- Se oculte durante la reunión.
- Se muestre superpuesta a la galería.
Sustitución de HideSelfView
A partir de la versión 7.2.0, SelfViewMode sustituye a HideSelfView.
Las versiones anteriores que no admitan SelfViewMode continuarán utilizando HideSelfView.
Si ambas políticas están configuradas, se utilizará SelfViewMode.
Varias URL personalizadas de SSO
La política SetMultipleSSOVanityUrl permite especificar varias URL personalizadas de SSO que los usuarios pueden seleccionar desde Zoom Workplace.
Esta opción está deshabilitada de forma predeterminada.
Nueva página de inicio
La política EnableNewHomePage, habilitada de forma predeterminada, utiliza la versión basada en WebView de la pestaña Inicio de Zoom Workplace.
Compartir la cámara entre aplicaciones de Zoom
La política EnableSharedCameraAmongZoomApps permite que las aplicaciones de Zoom compartan la cámara mediante una configuración de cámara unificada.
Esta opción está deshabilitada de forma predeterminada.
Gestión del proxy de redirección
La política EnableHandleRedirectProxy permite que Zoom Workplace gestione el proxy de redireccionamiento durante la resolución del proxy.
Está deshabilitada de forma predeterminada.
Resolución de proxy asíncrona
La política EnableAsyncProxyResolve permite que Zoom Workplace resuelva la configuración del proxy de forma asíncrona.
Está deshabilitada de forma predeterminada.
Desactivar el audio del ordenador para asistentes a webinars
La política DisableWebinarAttendeeAudio permite desactivar la opción de audio del ordenador para los asistentes a un seminario web.
Está desactivada de forma predeterminada.
Correcciones de errores y mejoras de seguridad
La actualización también incorpora correcciones de errores menores y mejoras de seguridad.
Entre los problemas solucionados se encuentran diferentes incidencias relacionadas con:
- Visualización de resúmenes de proyectos finalizados.
- Notificaciones del grupo de recogida.
- Carga de la bandeja de entrada de Zoom Mail.
- Pantallas extendidas y múltiples monitores.
- Autocompletado de menciones en Zoom Chat.
- Compartición de varias ventanas.
- Importación de citas desde Microsoft Exchange.
- Edición de instancias individuales de reuniones recurrentes.
- Production Studio y las sesiones de copresentadores.
- Pantalla compartida durante seminarios web.
- Conexión del calendario.
- Visualización y acceso a Zoom Mail.
- Atajos de teclado durante sesiones de control remoto.
- Visualización de los cuerpos de los hilos de correo electrónico.
- Grabaciones locales y grabaciones en la nube.
- Vista dividida de Zoom Mail.
- Configuración del chat de reuniones en Outlook.
- Arrastrar y soltar archivos en el chat de reuniones.
- Visualización de próximas reuniones.
- Transcripciones de reuniones realizadas desde Zoom Rooms.
- Sincronización con Microsoft Exchange local mediante MAPI.
- Vídeo en grabaciones en la nube.
- Dictado mediante Control por voz de macOS.
- Funciones de IA y participantes autenticados que se incorporan mediante determinadas opciones telefónicas.
- Generación de resúmenes de reuniones.
- Visualización de conversaciones antiguas de SMS.
También se han solucionado diferentes incidencias específicas relacionadas con Windows y Zoom Phone, incluyendo problemas de identificación de llamadas, llamadas salientes en Ubuntu, búsqueda de contactos, transcripciones de Zoom Phone, respuestas automáticas desde colas de llamadas, apertura automática del panel de chat de IA, información de extensiones, carga de archivos en Online Fax y transferencias de llamadas.
¿Qué aportan estas novedades a las comunicaciones empresariales?
La actualización Zoom Workplace reúne mejoras en diferentes áreas de Zoom Workplace.
Por un lado, incorpora nuevas opciones para gestionar reuniones, compartir contenido y configurar determinados comportamientos de la plataforma.
Por otro, Zoom Phone incorpora mejoras relacionadas con las llamadas, las colas, el audio, los SMS, el fax y la configuración mediante lenguaje natural.
Y en Zoom Contact Center, las novedades se centran especialmente en la experiencia de los agentes, la gestión de interacciones, el enrutamiento, las notificaciones, los canales de atención y el trabajo desde dispositivos móviles.
Además, las nuevas políticas de administración proporcionan más opciones para configurar el comportamiento de Zoom Workplace en entornos gestionados mediante MSI, PLIST, GPO y MDM.
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Las nuevas funcionalidades y actualizaciónes Zoom Workplace, Zoom Phone y Zoom Contact Center pueden implicar diferentes opciones de configuración y administración según el entorno de cada organización.
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