Cómo planificar una conferencia sobre educación con Zoom
Comenzamos este año hablando de Class. Como nuestros clientes ya saben, uno de nuestros objetivos es ofrecer a nuestros clientes los mejores productos, aquellos que les ayuden a mejorar sus servicios y comunicaciones online. Como ya hemos hablado anteriormente, Class es una plataforma que se integra de forma nativa con Zoom y convierte la dinámica de las clases online en toda una experiencia mejorada para los profesores y los alumnos.
La información que os presentamos ha sido proporcionada por nuestros socios de Class a través de su blog, en un artículo llamado “5 Tips for Planning an Academic Conference Using Zoom” publicado el 13 de octubre de 2021:
La Sociedad Nacional de Académicos de Escuelas Secundarias (NSHSS) es un programa internacional de honores y becas co-fundado por Claes Nobel, miembro de la familia del Premio Nobel, y James Lewis. Durante la pandemia, NSHSS ha organizado una serie de eventos para estudiantes. Courtney Sample es la gerente sénior de eventos. Grace Panker es la gerente de giras y eventos.
NSHSS ofrece un horario único de programación virtual durante todo el año, dice Panker. “A lo largo de 2020, brindamos más de 60 seminarios web y eventos virtuales que cubrieron temas pertinentes para los estudiantes, como consejos actualizados sobre becas, actualizaciones relacionadas con la admisión a la universidad relacionadas con COVID y talleres de desarrollo de liderazgo”. NSHSS planea continuar con la programación virtual para miembros y padres, incluidos talleres de financiación universitaria, paneles de becas y sesiones de información SAT/ACT.
Entonces, ¿cómo planificar una conferencia académica en Zoom u otras plataformas digitales? Los planificadores de eventos han recopilado una serie de mejores prácticas en los últimos meses para hacer que sus conferencias virtuales sean atractivas y memorables.
1) Planificación y Preparación
“La planificación previa y la preparación son los dos factores más importantes”, dice Sample. Esto es especialmente cierto, dice, cuando se trabaja con oradores u organizaciones fuera de su propia organización. “Desea asegurarse de que le brinden todos los activos, desde marketing hasta presentaciones, fotos, etc., en el tiempo suficiente para que pueda construir el programa y comercializarlo”.
Panker está de acuerdo y también enfatiza la importancia del ensayo. “A menos que haya hecho esta presentación con este presentador dos o más veces, asegúrese de tener un ensayo de tres a siete días antes de la sesión”. Además, destaca la importancia de probarlo todo. “Asegúrese de estar familiarizado con todos los elementos técnicos que está utilizando. Pruebe toda su tecnología de antemano”.
2) Aproveche las muchas capacidades de Zoom
Incluso si no usa Zoom para el evento real, dice Sample, recomendaría usar Zoom para «ensayos, sesiones de capacitación y otros puntos de contacto con los oradores y las organizaciones que participan en el evento». Otra herramienta que ha utilizado con eficacia es Jotform, que es, dice, «una gran herramienta que usamos para capturar registros de expositores, información de oradores y más».
3) Evalúe cuidadosamente cualquier tecnología potencial
Sample también sugiere revisar cuidadosamente cualquier plataforma que esté considerando para su evento para asegurarse de que satisfaga sus necesidades. Y agrega: “reúnase con todas las personas involucradas en el evento para repasar cómo funciona la plataforma, cuál será su función y qué pueden hacer si tienen algún problema de TI”.
Zoom, por supuesto, tiende a ser una plataforma de acceso. “Parece simple, pero Zoom es la mejor opción para reuniones virtuales y seminarios web”, dice Panker. “Es asequible, accesible y, una vez que conoce los controles y la configuración, es fácil de dominar”.
Zoom, aumentado con capacidades prácticas diseñadas para el entorno educativo puesto a disposición por Class, puede ayudar a los planificadores de conferencias académicas a presentar conferencias virtuales sin preocupaciones para ellos, sus presentadores y asistentes.
4) Presente en tiempo real
Si bien la tecnología hace posible pre-grabar presentaciones y conferencias y mostrarlas durante el evento en vivo, ese tipo de presentación asincrónica no atrae al público tan bien como la participación en vivo, dice Miriam Bowers-Abbott, MA, profesora asociada en Mount Carmel. Facultad de Enfermería.
Durante la pandemia, dice Bower-Abbott, muchas conferencias cambiaron a un formato remoto pero pidieron a los presentadores que grabaran previamente sus presentaciones. “Esta pregrabación mata la participación y el compromiso de la audiencia”, dice ella. Además, señala: “Impide cualquier tipo de encuesta o actividad durante la presentación en sí”.
5) No pase por alto el valor del seguimiento
Finalmente, sugiere Panker, no sienta que su trabajo ha terminado una vez que termine la conferencia. “Sea creativo con el seguimiento”, dice ella. “Algunos elementos muy efectivos que hemos empleado son los descuentos de productos para los asistentes solo con vencimiento de 24 horas, enlaces para registrarse en los próximos eventos virtuales y campañas de correo electrónico con fuertes llamados a la acción dentro de las 24 horas”.
Incluso después de que las reuniones virtuales comienzan a dar paso a más eventos en persona, las lecciones aprendidas durante la pandemia aseguran que se mantendrá cierto nivel de planificación de una conferencia académica en una amplia gama de profesiones. De hecho, una encuesta de 900 lectores de Nature indicó que: “Después de navegar un año de presentaciones de investigación en línea, la mayoría de los encuestados, el 74 %, piensa que las reuniones científicas deberían seguir siendo virtuales o tener un componente virtual después de que termine la pandemia. .” Los encuestados señalaron «la facilidad de asistir desde cualquier parte del mundo como una gran ventaja».
La tecnología actual puede traer convenientemente conferencias desde donde sea que estés a donde sea que estés.
